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8 dicas para criar uma rotina de trabalho mais produtiva

Há dias em que as oito horas de trabalho não parecem o suficiente para realizar todas as tarefas necessárias. Mas fazer horas extras e levar papelada do trabalho para casa constantemente também não é a solução.

A palestrante e organizadora profissional Thaís Godinho, autora do livro “Vida Organizada” (Editora Gente, 224 páginas, 2014), deu algumas dicas de como evitar essas situações com mais planejamento e organização. Saiba quais são elas:

1. Separe os e-mails em categorias
É importante gerenciar bem os e-mails, principalmente para quem lida com fornecedores e clientes. Uma boa ideia é criar duas pastas: uma de ações, para e-mails cujos assuntos precisam ser tratados; e outra de arquivos, cujos conteúdos precisam ficar salvos para consultas futuras.

2. Lembre-se dos imprevistos
Muitas vezes as pessoas organizam suas agendas contando com todas as horas de trabalho, sem levar em consideração os imprevistos ou demandas que podem ocorrer do longo do dia. O ideal é deixar metade do dia planejado e a outra metade aberta para tarefas que surgirem inesperadamente.

3. Dose as atividades
Se a segunda-feira for um dia cheio de reuniões ou de visitas aos fornecedores, a terça-feira deve ser um dia para ficar no escritório, pois o empreendedor terá muitas tarefas pendentes do dia anterior. Se você não se organizar, terá que fazer horas extras para acompanhar a demanda.

4. Planeje as pausas
É preciso ter disciplina nos momentos de descanso também. Pense no que quer fazer com aquele tempo, se quer usar os 15 minutos de pausa para descansar ou responder as mensagens, por exemplo.

5. Saiba aproveitar bem o tempo no trabalho e em casa
Existe uma guerra interna para equilibrar o pessoal e o profissional, mas a mente não separa uma coisa da outra. O que não pode acontecer é deixar de aproveitar a vida pessoal para mandar um e-mail que pode esperar até o dia seguinte ou atrapalhar o expediente resolvendo problemas pessoais – a não ser que ocorra um imprevisto, esse tipo de atitude não pode ser a regra.

6. Gerencie
O microempreendedor também é gestor, logo, gerenciar o trabalho é muito importante. Reuniões semanais para acompanhar os projetos e definir prioridades podem ser boas ideias. Além disso, o empreendedor tem que dedicar uma porção de tempo diariamente para organizar suas atividades. É esse tipo de rotina que faz com que o trabalho dê resultados.

7. Dê uma geral no escritório
O ambiente de trabalho deve ser organizado e sem distrações, como tralhas ou arquivos que não são mais usados, por exemplo. Isso faz com que o espaço se torne favorável para a produtividade da equipe.

8. Faça um planejamento semanal
Não dá para achar que dá para resolver tudo de uma vez só. Organize-se de acordo com a semana, lembrando de deixar espaços abertos para as questões que surgirem ao longo do caminho. Um planejamento feito no papel é mais eficiente pois está registrado, fica mais fácil de lembrar. O empreendedor tem que ser realista e cuidar com carinho desse planejamento.

 

 

Fonte: revistapegn.globo.com